Oral Care visselblåsare - Rapportera missförhållanden

Visselblåsare – rapportera missförhållanden

Visselblåsare

En visselblåsare är en person som rapporterar om missförhållanden i företagets verksamhet. En anmälan kan lämnas av arbetstagare, leverantörer, entreprenörer, underentreprenörer, egenföretagare, volontärer och praktikanter, aktieägare och personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan som är verksamma i bolaget. Denna policy är även tillämplig för personer som tidigare varit anställda hos Oral Care om missförhållandet skett under anställning samt personer som ännu inte börjat hos Oral Care där information om överträdelser har förvärvats under rekryteringsprocessen eller andra förhandlingar inför ingående av avtal.

Vad kan rapporteras

Om du upplever oegentligheter skall dessa i första hand tas upp med närmaste chef men upplever man att chefen inte tar frågan på allvar, inte agerar eller är den som agerar oegentligt bör du ta frågan med HR-ansvarig, CFO, kliniketableringsansvarig eller VD.

Tillvägagångssätt vid rapportering. Att ”blåsa i visselpipan” innebär att rikta ledningens uppmärksamhet mot information om att det förekommer aktiviteter som kan vara skadliga för företaget.

Visselblåsarsystemet är till för att rapportera faktiska eller misstänkta missförhållanden inom koncernen och överträdelser av lagar och regler. Informationen som rapporteras ska vara av intresse för en bredare krets av människor, inte bara för visselblåsaren och det ska även finnas ett legitimt intresse av att informationen kommer fram. En visselblåsare behöver inte ha säkra bevis för att uttrycka en misstanke, men anmälan måste ha gjorts i god tro (d.v.s. att visselblåsaren ska ha haft rimliga skäl att tro att uppgifterna om rapporterade överträdelser var sanna vid tidpunkten för rapporteringen).

Exempel på missförhållanden som kan rapporteras:​​​

  • Aktiviteter som kan skada företagets rykte eller varumärke
  • Avvikelser mot företagets uppförandekod, värderingar, etablerad vårdpraxis eller andra interna policyer och rutiner
  • Misstankar om korruption eller intressekonflikter
  • Tvivelaktig bokförings- eller revisionspraxis
  • Aktiviteter som hotar patientsäkerheten
  • Brister i hantering av personuppgifter
  • Allvarliga miljööverträdelser
  • Andra överträdelse av EU-rätt eller svensk rätt
  • Aktiviteter som kan orsaka personskador eller materiella skador
  • Orättvis eller kränkande behandling under anställningen eller vid tillhandahållande av tjänster.

Hur görs en anmälan

Oral Cares visselblåsarsystem är en konfidentiell rapporteringskanal genom vilken en visselblåsare anonymt kan rapportera om missförhållanden. Systemet tillhandahålls och hanteras av KPMG Forensic. Rapportering kan göras 24 timmar om dygnet, året runt. Utöver den webbaserade lösningen kan en anmälan genomföras genom ett fysiskt möte eller muntligt via telefon.

Den anonyma rapporteringsfunktionen nås via: denna länk
Alternativt via telefon 077-140 16 34​​​​​​​

För att möjliggöra en grundlig och korrekt utredning av misstänkta missförhållanden så uppmanas visselblåsaren att lämna så mycket detaljer som möjligt om den aktuella händelsen.

Vad händer efter att ett ärende kommit in

Alla ärenden som tas emot i visselblåsarsystemet kommer omedelbart att undersökas av KPMG Forensics erfarna specialister. KPMG Forensics specialister kommer att ge en första bedömning och rekommendation av inkommande ärenden och skicka rapporten till visselblåsarkommittén på Oral Care.

Om det rapporterade ärendet kvalificeras som ett visselblåsarfall så kommer visselblåsarkommittén att vidarebefordra ärendet, tillsammans med tydliga rekommendationer om åtgärder, till styrelsens ordförande. Beroende på ärendets karaktär kommer frågan att utredas vidare internt, överlämnas till polisen eller andra brottsbekämpande myndigheter eller bli föremål för oberoende och extern utredning.

KPMG och visselblåsarkommittén ser till att en anmälan inte vidarebefordras till någon inom Oral Care som kan bli föremål för anmälan.

Bekräftelse att ärende kommit in

Visselblåsaren ska få ärendet bekräftat senast 7 dagar efter att ett visselblåsarärende inkommit.

Återkoppling av vidtagna åtgärder

Inom 3 månader ska visselblåsaren få återkoppling på vidtagna åtgärder.

Rapportering till myndighet

Rapporterande personer ska i första hand använda sig av [företagets] interna rapporteringskanal. Rapporterande personer kan även slå larm om missförhållanden till en extern rapporteringskanal som tillhandahålls av en myndighet om det inte anses lämpligt att använda den interna rapporteringskanalen.

Skydd mot repressalier

En person som i god tro framför misstankar om missförhållanden ska inte drabbas av repressalier. Visselblåsare kommer inte att hållas ansvariga för brott mot sekretess under förutsättning att personen vid tidpunkten för rapporteringen hade rimliga skäl att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet, i enlighet med tillämplig lag. Personer som avsiktligt rapporterar felaktig eller vilseledande information är inte skyddade mot repressalier.

Anonym och konfidentiell rapportering

Visselblåsarsystemet tillhandahålls av en extern partner för att säkerställa anonymitet och konfidentialitet. Visselblåsare kan välja att vara anonyma och lösningen säkerställer anonymitet, hela vägen från rapportering till dialog, eventuell uppföljning och utredning. All information som avslöjas under utredningen kommer att förbli konfidentiell, förutom när det är nödvändigt för att genomföra utredningen och vidta eventuella korrigerande åtgärder, i enlighet med tillämpliga lagar.

Personuppgifter kommer endast att behandlas om det är nödvändigt för att följa upp det anmälda ärendet. Endast personer som är utsedda att ta emot, följa upp och ge återkoppling på anmälningar får ha tillgång till personuppgifterna. Personuppgifter i rapporter ska gallras när de inte längre är nödvändiga eller senast två år efter avslutat ärende. Uppgifter om visselblåsares identitet ska omfattas av den starkaste formen av sekretess.

Syfte

Syftet med denna policy är att ge Oral Cares interna och externa intressenter ett ramverk för att rapportera om misstänkta missförhållanden inom företaget utan rädsla för repressalier. Syftet är även att uppmuntra alla anställda och övriga intressenter att rapportera misstänkta eller faktiska överträdelser av företagspolicyer, interna rutiner eller lag så att det kan adresseras innan eventuellt större skada sker.

Om det skulle förekomma fall där medarbetare eller andra som vi gör affärer med upplever att oegentligheter av något slag förekommer är det av yttersta vikt att detta skyndsamt kommer till ledningens kännedom i enlighet med denna rutin.

Oral Care strävar efter att ha en öppen företagskultur där rapportering av missförhållanden uppmuntras och uppskattas. Oral Care strävar efter högsta möjliga standard vad gäller allt från patientbemötande och patientbehandlingar till våra underleverantörers agerande och vårt arbetsgivarvarumärke. Oral Care och dess underleverantörer förväntas alltid arbeta efter devisen; förtroende, ansvar, flexibilitet och att göra skillnad.

Policyn har antagits av Oral Cares styrelse (hädanefter refererad till som ”styrelsen”) den 2022-05-02. Styrelsen ansvarar för att uppdatera policyn och revidera den vid behov.

Policyn är i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 av den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.

Omfattning

Policyn omfattar hela Oral Cares verksamhet och koncern, oavsett geografisk belägenhet, inklusive dotterbolag och intressebolag.

Implementering och kommunikation

Denna policy ska implementeras, distribueras till och göras tillgänglig för alla berörda intressenter. För anställda finns policyn tillgänglig på företagets intranät. För övriga intressenter ska policyn finnas tillgänglig på hemsidan oralcare.se.

VD är ansvarig för att säkerställa att denna policy är fullt förstådd och implementerad i verksamheten.

Extern systemleverantör

Styrelsen har beslutat att utse KPMG som leverantör av ett externt visselblåsarsystem. Det externa systemet hanteras av erfarna specialister för att säkerställa anonymitet och konfidentialitet. För mer information om rapporteringsförfarandet, se avsnitt ”Rapportera missförhållanden”.

Visselblåsarkommittén

Visselblåsarkommittén på Oral Care har inrättats för att utvärdera och utreda inkommande visselblåsarrapporter från den externa systemleverantören och ge rekommendationer om åtgärder till bolagets styrelse.

Styrelsen har beslutat att visselblåsarkommittén består av:

  • Tommy Torwald, ledamot av Oral Cares styrelse
  • Emma Hallqvist, GDPR ansvarig Oral Care

Ordförande för kommittén är Tommy Torwald. Styrelsen har även antagit en instruktion för kommitténs arbete.